ファックス送信のマナー

Bookmark this on Google Bookmarks
Pocket

FAXは電話やEメールと同じようにビジネスで頻繁に使われる通信手段ですよね

電話より内容が確実に伝わるし、本人がいなくても伝言としての役割を果たす

そして手紙より早く伝わるなどの長所があります

ただFAXを送るにも相手を思いやるマナーがあります!(`・ω・´)

 

来週7月20日はファクシミリの日

1981(昭和56)年、郵政省が東京・名古屋・大阪の三都市間でファクシミリ電送を開始しました
今日は何の日「7月20日の記念日まとめ」-NAVERまとめ

 

FAX番号を間違えない

 

当然ですが、番号を間違えると、他人の電話にかかったり、違う場所に送られたり迷惑になってしまいます

よくあるのがFAX番号とTELを間違えること

送る前にきちんと番号を確認します

 

表書きをつける

 

お客さまに出すときなどは、「表書き」(FAX送信票)をつけて出すのがマナー

1.受信先の会社名・部署名・個人名
2.送信側の会社名・部署名・個人名
3.日付
4.送信枚数

 

複数枚送るときはページ番号をふる

 

何枚も送るときは順番がわかるようにページ番号を入れます

全ページがわかるように、5ページなら若いページ順に1/5から順に5/5までというような書き方もあります

 

大量に送るときは、事前に電話で知らせ、相手側機の使用状況や用紙があるかを確認します

 

送信済みの確認

 

無事に送信が行われたかを確認するには、FAX機でわかるものもあるが、先方に届いたころを見計らって電話するのが一番確実で、ていねい

個人情報保護の観点からも必ず確認したほうが良いですね

 

文書を受け取ったとき

 

FAX文書を受け取ったときは、

①送られてきた文書の枚数がそろっているか
②文字を十分に解読できるか、などの確認が必要

 

また、重要な文書については送信してきた相手に対して、文書が無事に届いたことの返事をした方が良いです

 

秘文書は送らない

 

FAXは相手が直接受けとるものではありません

親展や秘文書を送っても、さまざまな人がその文書を見る可能性があります

FAXは、公開しても問題のない文書を送信するのに適しています

 

プラスαの気配りを

 

自社に届いたFAXはそのまま放置せず、FAXが届いたなと思ったら取りに行って届主へ渡してあげます

皆がこれを徹底すれば、FAXの周囲にいろいろな文書が山積みという混乱がなくなります

 

きちんと正しい使い方をしてスムーズに業務を進められるようにしましょう♪