FAXは電話やEメールと同じようにビジネスで頻繁に使われる通信手段ですよね
電話より内容が確実に伝わるし、本人がいなくても伝言としての役割を果たす
そして手紙より早く伝わるなどの長所があります
ただFAXを送るにも相手を思いやるマナーがあります！(｀・ω・´)
来週7月20日はファクシミリの日
1981(昭和56)年、郵政省が東京・名古屋・大阪の三都市間でファクシミリ電送を開始しました
今日は何の日「7月20日の記念日まとめ」-NAVERまとめ
FAX番号を間違えない
当然ですが、番号を間違えると、他人の電話にかかったり、違う場所に送られたり迷惑になってしまいます
よくあるのがFAX番号とTELを間違えること
送る前にきちんと番号を確認します
表書きをつける
お客さまに出すときなどは、「表書き」（FAX送信票）をつけて出すのがマナー
1.受信先の会社名・部署名・個人名
2.送信側の会社名・部署名・個人名
3.日付
4.送信枚数
複数枚送るときはページ番号をふる
何枚も送るときは順番がわかるようにページ番号を入れます
全ページがわかるように、5ページなら若いページ順に1／5から順に5／5までというような書き方もあります
大量に送るときは、事前に電話で知らせ、相手側機の使用状況や用紙があるかを確認します
送信済みの確認
無事に送信が行われたかを確認するには、FAX機でわかるものもあるが、先方に届いたころを見計らって電話するのが一番確実で、ていねい
個人情報保護の観点からも必ず確認したほうが良いですね
文書を受け取ったとき
FAX文書を受け取ったときは、
①送られてきた文書の枚数がそろっているか
②文字を十分に解読できるか、などの確認が必要
また、重要な文書については送信してきた相手に対して、文書が無事に届いたことの返事をした方が良いです
秘文書は送らない
FAXは相手が直接受けとるものではありません
親展や秘文書を送っても、さまざまな人がその文書を見る可能性があります
FAXは、公開しても問題のない文書を送信するのに適しています
プラスαの気配りを
自社に届いたFAXはそのまま放置せず、FAXが届いたなと思ったら取りに行って届主へ渡してあげます
皆がこれを徹底すれば、FAXの周囲にいろいろな文書が山積みという混乱がなくなります
きちんと正しい使い方をしてスムーズに業務を進められるようにしましょう♪
