社外とのやりとりをするときは内容や言葉遣いには細心の注意が必要ですよね
文書となれば記録・保管される公式文書となるのでさらに気を遣います
つい身構えて考えてしまいがちですが、わたしは比較的サクサクと作成します(。-∀-)
学生時代習ったということもあるし、9つのポイントを押さえれば意外と簡単なのです♪
文書は書かなければいけない項目が決まっていて、ルールに基づいて書くことが大事です
形式さえ知っていればどんな文書にも応用できます( `・ω・´ )
文書の上から順番に
日付
あて先
差出人
件名
前文
主文
末文
別記
追記
があります(・ω・)
文章の日付は「発信される日」が基本
ただし、見積書や請求書には、作成・発行した日付が重要な意味を持つのでご注意を
社外文書を書く際の９つのポイント
1.日付
作成日ではなく発信日が基本
ただし見積書や請求書などは、作成・発行した日付が重要なので注意が必要です
一般的に和暦ですが、西暦を採用している会社もあります
会社のルールに従いましょう
2.あて先
社名の後は改行
部署名、役職、名前を
「（株）」などではなく「株式会社＊＊」など、正式名称で明記すること
3.差出人
文末に書く場合もありますが、宛名の斜め右下でもOKです
会社名、名前、部署名を明記すること
4.件名
「～のご案内」など、本文の内容が一目で伝わるタイトルを作ります
右揃えや左揃えなどのルールは会社によっても違いますので確認しましょう
頭語と結語は文書の種類に応じて呼応する組み合わせを書きます
次はいよいよ本文
5.前文
本文の前に「拝啓」などの頭語そして季節の挨拶や業務的な挨拶を入れます
6.主文
前分のあとは改行し、「さて」「ところで」などとつなぎ本題に入ります
伝えたい用件をまとめて書きます
7.末文
本文の最後に挨拶文を必ず入れます
頭語に対応する結語をこの部分に書きます
8.別記
本文で「下記の通り」と示した内容をまとめて書きます
場所や日時、数量など、簡潔にポイントを書きます
9.追記
その他、書き残した事や強調したいことを書きます
最後は「以上」とする
この９点さえ守ればビジネス文書はパーフェクト！
ちょっとしたポイントを押さるだけでどんな文書にも応用でき、グンと仕事の能率がアップすること間違いなし！(´∀｀*)
