すばらしき電話対応③

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前回、前々回に続き第3弾です!

すばらしき電話対応①
すばらしき電話対応②

いよいよ終盤に近づいて参りました

前回は電話をつなぐ際
担当者が不在の場合の対応まで解説しました!

9.保留が長引きそう

問い合わせの内容を確認していたり

つなぐ担当者が
思いのほか電話が長引きそうだったり

保留が長引いてしまうときがありますよね

さっき出るって言ったじゃん!( ・∀・)=p ビッ!!

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そのときの目安は30秒程と言われています

それ以上長引いてしまいそうなときは
途中で相手にその旨を伝えて
こちらからかけ直すようにしましょう

「電話が長引きそうでしたので…申し訳ございません」
(・´з`・)

最初から時間がかかってしまうとわかっている場合は
時間がかかるからかけ直すと伝えましょう

10.担当者に電話があった旨を伝えるメモを書く

電話を受け取って引き継ぐ際
あとで話せばいいや~

なんて思っていると
100%忘れます

なので必ずメモを残します

・電話を受けた時間
・相手の会社名、部署名、担当者名、連絡先
・用件
・こちらから連絡をするのか、折り返し電話をくれるのか
・自分の名前

用件は自分が理解しなければ相手に伝えられません

ただ相手が言ってることをメモしただけでは
伝わらないことが多々あります

がんばって理解しましょう!
わからないところは聞き直してよいのです!

もちろん業務の慣れの問題もあります

初めはちんぷんかんぷんでも!
少し慣れてくれば理解できます!(。・д´・。)

11.メモだけでなく電話があったことを口頭でも

直接担当者に口頭でも伝えるようにします

置いたはずのメモがなくなった!
とかいうこともあります

だからオフィスは走っちゃだめなんです!
風で書類が飛ぶから!

秘密の経験談(*´σω`)

12.なんでもそうですが復唱が大事です

正確でない情報の伝達はトラブルのもとです

少なくとも
相手会社名、担当者名、連絡先は

絶対に間違えないようにしましょう

13.最後の最後!

がちゃん!

と切っては
せっかく丁寧な対応をしていても水の泡です

まずフックを指でゆっくりと押し
終話の状態になってから
受話器を置きましょう

電話対応や伝言ミスが思わぬトラブルを引き起こす場合もあれば
素晴らしい対応がオーダーの決め手になったりすることもあります

○○さん居る??
あの人じゃないとダメ

というファンがつきます
゚+。:.゚(*゚Д゚*)キタコレ゚.:。+゚

こういうとき丁寧に対応していて良かったと思う瞬間ですね!

どこの業界でも
どんな会社に入社をしても

電話は絶対あります!

入社後、電話対応を苦痛に感じる人もいるでしょう

でも乗り越えられないものではありません!

あなたの対応ひとつで会社のイメージも
売上さえも左右されてしまう可能性がある事を念頭に置いて

ビジネスマナーの基本を忘れずに

気を引き締めてお仕事をしたいですね!(`・ω´・+)v

すばらしき電話対応①
すばらしき電話対応②