前回、前々回に続き第３弾です！
いよいよ終盤に近づいて参りました
前回は電話をつなぐ際
担当者が不在の場合の対応まで解説しました！
9.保留が長引きそう
問い合わせの内容を確認していたり
つなぐ担当者が
思いのほか電話が長引きそうだったり
保留が長引いてしまうときがありますよね
さっき出るって言ったじゃん！( ・∀・)=p ﾋﾞｯ!!
そのときの目安は30秒程と言われています
それ以上長引いてしまいそうなときは
途中で相手にその旨を伝えて
こちらからかけ直すようにしましょう
「電話が長引きそうでしたので…申し訳ございません」
(・´з｀・)
最初から時間がかかってしまうとわかっている場合は
時間がかかるからかけ直すと伝えましょう
10.担当者に電話があった旨を伝えるメモを書く
電話を受け取って引き継ぐ際
あとで話せばいいや～
なんて思っていると
100％忘れます
なので必ずメモを残します
・電話を受けた時間
・相手の会社名、部署名、担当者名、連絡先
・用件
・こちらから連絡をするのか、折り返し電話をくれるのか
・自分の名前
用件は自分が理解しなければ相手に伝えられません
ただ相手が言ってることをメモしただけでは
伝わらないことが多々あります
がんばって理解しましょう！
わからないところは聞き直してよいのです！
もちろん業務の慣れの問題もあります
初めはちんぷんかんぷんでも！
少し慣れてくれば理解できます！(｡･д´･｡)
11.メモだけでなく電話があったことを口頭でも
直接担当者に口頭でも伝えるようにします
置いたはずのメモがなくなった！
とかいうこともあります
だからオフィスは走っちゃだめなんです！
風で書類が飛ぶから！
秘密の経験談(*´σω`)
12.なんでもそうですが復唱が大事です
正確でない情報の伝達はトラブルのもとです
少なくとも
相手会社名、担当者名、連絡先は
絶対に間違えないようにしましょう
13.最後の最後！
がちゃん！
と切っては
せっかく丁寧な対応をしていても水の泡です
まずフックを指でゆっくりと押し
終話の状態になってから
受話器を置きましょう
電話対応や伝言ミスが思わぬトラブルを引き起こす場合もあれば
素晴らしい対応がオーダーの決め手になったりすることもあります
○○さん居る？？
あの人じゃないとダメ
というファンがつきます
ﾟ+｡:.ﾟ(*ﾟДﾟ*)ｷﾀｺﾚﾟ.:｡+ﾟ
こういうとき丁寧に対応していて良かったと思う瞬間ですね！
どこの業界でも
どんな会社に入社をしても
電話は絶対あります！
入社後、電話対応を苦痛に感じる人もいるでしょう
でも乗り越えられないものではありません！
あなたの対応ひとつで会社のイメージも
売上さえも左右されてしまう可能性がある事を念頭に置いて
ビジネスマナーの基本を忘れずに
気を引き締めてお仕事をしたいですね！(｀･ω´･+)v
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