前回、前々回に続き第3弾です!
いよいよ終盤に近づいて参りました
前回は電話をつなぐ際
担当者が不在の場合の対応まで解説しました!
9.保留が長引きそう
問い合わせの内容を確認していたり
つなぐ担当者が
思いのほか電話が長引きそうだったり
保留が長引いてしまうときがありますよね
さっき出るって言ったじゃん!( ・∀・)=p ビッ!!
それ以上長引いてしまいそうなときは
途中で相手にその旨を伝えて
こちらからかけ直すようにしましょう
「電話が長引きそうでしたので…申し訳ございません」
(・´з`・)
最初から時間がかかってしまうとわかっている場合は
時間がかかるからかけ直すと伝えましょう
10.担当者に電話があった旨を伝えるメモを書く
電話を受け取って引き継ぐ際
あとで話せばいいや~
なんて思っていると
100%忘れます
なので必ずメモを残します
・電話を受けた時間
・相手の会社名、部署名、担当者名、連絡先
・用件
・こちらから連絡をするのか、折り返し電話をくれるのか
・自分の名前
用件は自分が理解しなければ相手に伝えられません
ただ相手が言ってることをメモしただけでは
伝わらないことが多々あります
がんばって理解しましょう!
わからないところは聞き直してよいのです!
もちろん業務の慣れの問題もあります
初めはちんぷんかんぷんでも!
少し慣れてくれば理解できます!(。・д´・。)
11.メモだけでなく電話があったことを口頭でも
直接担当者に口頭でも伝えるようにします
置いたはずのメモがなくなった!
とかいうこともあります
だからオフィスは走っちゃだめなんです!
風で書類が飛ぶから!
秘密の経験談(*´σω`)
12.なんでもそうですが復唱が大事です
正確でない情報の伝達はトラブルのもとです
少なくとも
相手会社名、担当者名、連絡先は
絶対に間違えないようにしましょう
13.最後の最後!
がちゃん!
と切っては
せっかく丁寧な対応をしていても水の泡です
まずフックを指でゆっくりと押し
終話の状態になってから
受話器を置きましょう
電話対応や伝言ミスが思わぬトラブルを引き起こす場合もあれば
素晴らしい対応がオーダーの決め手になったりすることもあります
○○さん居る??
あの人じゃないとダメ
というファンがつきます
゚+。:.゚(*゚Д゚*)キタコレ゚.:。+゚
こういうとき丁寧に対応していて良かったと思う瞬間ですね!
どこの業界でも
どんな会社に入社をしても
電話は絶対あります!
入社後、電話対応を苦痛に感じる人もいるでしょう
でも乗り越えられないものではありません!
あなたの対応ひとつで会社のイメージも
売上さえも左右されてしまう可能性がある事を念頭に置いて
ビジネスマナーの基本を忘れずに
気を引き締めてお仕事をしたいですね!(`・ω´・+)v